Startklar für Wirtschafts-ID und E-Rechnungen
Wussten Sie, was sich hinter der ab sofort gültigen Wirtschafts-Identifikationsnummer verbirgt oder was in Sachen E-Rechnungen ab 2025 auf Sie zukommt? Wir haben hier für Sie einige wichtige Informationen zusammengestellt. Auch planen wir eine Onlineveranstaltung, die auf diese neuen Anforderungen an Soloselbständige eingeht, was viele in unserer Branche betrifft.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer
Ab November 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern an alle Unternehmen und Freiberufler Wirtschafts-Identifikationsnummern (W-IdNr.). Diese sollen die digitale Steuerverwaltung langfristig vereinfachen sowie bei der Identifikation von Unternehmen und der Kommunikation mit Behörden helfen.
Wirtschaft-IdNr. analog und zusätzlich zur Umsatzsteuer-ID
Falls Sie schon eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben, wird die W-IdNr einfach daraus abgeleitet: Die Länderkennung DE sowie die ersten 9 Ziffern der USt-IdNr. werden übernommen und um eine 5-stellige Ziffer ergänzt. Diese Ziffer dient als Unterscheidungsmerkmal und informiert über die Art der wirtschaftlichen Tätigkeiten, denen Sie nachgehen. Eine W-IdNr. könnte zum Beispiel etwa so aussehen: DE9845653214-00001. Die W-IdNr. wird hauptsächlich für Geschäfte innerhalb Deutschlands verwendet, für EU-weiten Handel und Dienstleistungen gilt weiterhin die USt.-IdNr.
Keine Antragstellung für die Wirtschafts-ID erforderlich
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt die W-IdNr. auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde, die sie dann an die Unternehmen und Freiberufler weitergibt. Wie genau die Benachrichtigung ablaufen soll, wird aus den derzeit verfügbaren Informationen nicht restlos klar. Es heißt, die W-IdNr. werde per "öffentlicher Mitteilung" durch die Steuerverwaltung bekanntgegeben. Wenn Sie keine USt-ID haben, erhalten Sie die Ihre W-IdNr. über die ELSTER Software der Steuerverwaltung. Aus technischen und organisatorischen Gründen verläuft demnach der Vergabeprozess seit dem 1. November 2024 in mehreren Stufen – 2026 soll dann alles abgeschlossen sein.
E-Rechnungen ab 2025
Ab 1. Januar 2025 gilt in Deutschland grundsätzlich die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung, wobei es aber recht großzügige Übergangsfristen gibt. Die Pflicht gilt sowohl für B2B-Leistungen zwischen Unternehmen als auch für Soloselbständige, die für Behörden wie Gerichte, Polizei und Verwaltung tätig sind. Wer schon mit „X-Rechnungen“ oder „ZUGFeRD“ zu tun hatte, weiß in etwa, was auf ihn zukommt. 2028 werden E-Rechnungen in ganz Europa eingeführt. Die EU-Kommission schreibt sie im Rahmen eines Meldesystems vor, das Umsatzsteuerbetrug innerhalb der EU entgegenwirken soll. In Deutschland sollen die E-Rechnungen auch das Steuerwesen vereinfachen.
Das Internet bietet zu dem Thema reichlich Informationen für verschiedene Unternehmen. Aus der Fülle der Angebote hier die wichtigsten Punkte für unsere Branche als Soloselbständige:
Trotz langer Übergangsfristen empfehlen wir rechtzeitige Vorbereitung
In vielen Veröffentlichungen wird darauf verwiesen, dass die komplette Umsetzung erst in 3-4 Jahren ansteht, etwa für Unternehmen, die weniger als 800.000 € p.a. umsetzen. Auch „Kleinbetragsrechnungen“ (bis 250 €) und Rechnungen an Privatkunden sind vorerst noch von dieser Pflicht ausgenommen. Doch da wir früher oder später alle E-Rechnungen stellen – und vor allem ab 01.01.2025 empfangen – können müssen, empfiehlt sich eine zeitnahe Anpassung Ihres Rechnungswesens.
Struktur und Format von E-Rechnungen
Eine E-Rechnung wird in einem „strukturierten elektronischen Format“ ausgestellt, ermittelt und empfangen und sie kann elektronisch verarbeitet werden. Das Ganze muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Formate für eine E-Rechnung sind:
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X-Rechnungen, die jetzt schon bei Leistungen für Bundesbehörden verwendet werden.
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ZUGFeRD-Rechnungen, die eine Kombination aus PDF- und XML-Dokumenten sind. Sie können von Maschinen und Menschen gelesen werden. Im XML-Teil sind diejenigen Daten strukturiert abgelegt, die in der Rechnung enthalten sein müssen. Der PDF-Teil ist für Sie und Ihre Kunden genauso lesbar wie herkömmliche Dokumente.
Welcher Aufwand kommt auf unsere Berufsgruppe zu tun?
Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2024 ein 18-seitiges Einführungsschreiben für E-Rechnungen veröffentlicht. Laut einer Analyse der Haufe-Gruppe, die u.a. Rechnungssoftware herstellt, bleiben darin allerdings noch viele Fragen offen. Darunter auch die Anforderungen an Rechnungen von Soloselbständigen, wie es die meisten von uns sind. Um Sie gezielt darüber zu informieren, bereiten wir vom BDÜ Nord für unsere Mitglieder ein kostenloses Onlineseminar mit Experten (voraussichtlich von der Haufe-Akademie) vor.
Was können Sie jetzt schon tun?
Obwohl das Verfahren noch im Fluss ist, können Sie schon jetzt folgende Schritte unternehmen:
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Eine gesonderte E-Mail-Adresse nur für den EMPFANG von E-Rechnungen einrichten, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen stellen, müssen Sie ab Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und lesen können.
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Ihre Kunden allmählich darüber informieren, dass Sie auf E-Rechnungen umstellen werden und welche Auswirkung das hat.
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Ihre Buchhaltungssoftware prüfen. Viele Softwarehersteller bieten bereits die Option zum Erstellen von E-Rechnungen als Zusatzleistung im Rahmen von bestehenden Systemen an.
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Gegebenenfalls neue Software anschaffen; es gibt auch kostenlose Open-Source-Anbieter, mit denen man das abdecken kann.
Weiterführende Links zum Thema:
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Einführungen zum Thema von der IHK oder vom Bundesministerium des Innern
- Hinweise zum Thema speziell für Soloselbständige stellt auch ver.di zur Verfügung
- Analyse (durch die Haufe-Gruppe) des Schreibens des Bundesfinanzministeriums, einschließlich Link zum Original
Wir bleiben für Sie am Ball und wünschen Ihnen schon jetzt eine reibungslose Umstellung und viel Erfolg.
